e-invoice (bis) – hoe authenticiteit garanderen? november 19, 2012
Posted by Dries Cannaerts in BTW.Tags: e-factuur, e-invoice
add a comment
Onderstaande reactie bereikte ons n.a.v. onze vorige blogpost, en willen wij u zeker niet onthouden.
“Hoi Dries,
Even een mededeling achter de schermen van een ICT-er:
Een gewonde PDF open ik bijna even snel als gelijk welk ander document in Word, mits de nodige software tools. Indien je bij het aanmaken van het PDF document echter een paswoordbeveiliging aanbrengt tegen modificatie dan is het al een heel ander verhaal. Helaas vergeten de meeste gebruikers deze extra beveiliging aan te brengen.
Via Microsoft office kan je tegenwoordig documenten opslaan als PDF. Helaas laat Microsoft enkel toe de gebruikerseigenschappen te beveiligen. Dit betekend gewoon weg dat je een paswoord moet kennen om het document te kunnen openen. Niet erg handig als je iedereen paswoorden moet geven en nadien is er weer geen beveiliging meer.
De oplossing zit in het gebruik van een degelijke pdf convertor die gelijk welk document converteert in een pdf (vb Solid Converter PDF). Hierbij kan je de eigenaarsopties activeren en een eigenaarspaswoord activeren dat toe laat om bv het afdrukken, bewerken van inhoud, kopiëren van inhoud en het toevoegen van commentaar uitschakelt.
Zonder dit stukje software is een pdf dus gelijk aan elk ander document.”
BTW wijzigingen 2013: e-invoicing november 16, 2012
Posted by Dries Cannaerts in BTW.Tags: digitale factuur, e-factuur, e-invoice
add a comment
Per 1/1/2013 treden enkele nieuwe BTW regels van kracht. Een belangrijk onderdeel van deze nieuwe regels is een verdere vergemakkelijking van het electronisch versturen en bewaren van facturen.
Wat zijn voortaan de voorwaarden voor e-facturatie (en dit vanaf 1/1/2013)
– er is geen voorafgaand akkoord meer nodig van uw klant (uw klant moet de factuur wel aanvaarden, maar dit kan impliciet, bv. door betaling)
– u kan per klant kiezen om al dan niet een e-factuur te verzenden (u mag dus afwisselend een papieren of een digitale factuur sturen)
– de klant hoeft deze factuur niet noodzakelijk electronisch te bewaren, hij mag deze afdrukken en op papier bewaren
– er is geen specifieke vormvereiste (een gewone pdf versturen is dus mogelijk)
Een belangrijke voorwaarde die wel blijft (maar evenzeer voor papieren facturen geldt), is dat u de authenticiteit moet kunnen waarborgen. Hoe dit kan gebeuren, blijft voor de digitale factuur een probleem. Een gewone pdf zou volgens sommige controleurs niet volstaan; anderzijds zijn er die, mi terecht, melden dat een gewone pdf evenveel garantie op authenticiteit biedt dat een gewone papieren versie.
Authenticiteit kan bij voorbeeld wel gegarandeerd worden door een sluitend controlesysteem binnen een onderneming (vb aansluiting met bestelbons, ontvangstborderellen, betalingsinformatie, aansluiting met ERP pakket, …). In dat opzicht lijkt men dan toch eindelijk een papieren en digitale factuur op eenzelfde wijze te bekijken.
Uiteraard is het zo dat voor gewone word- of excelbestanden de authenticiteit erg moeilijk kan gegarandeerd worden. Het is dan ook af te raden om uw electronische facturen in word- of excelformaat te verzenden (niettegenstaande de BTW wetgeving het op zich niet verbiedt).
Ook facturen die voortvloeien uit een ERP pakket kan men digitaal bewaren; wel merken wij op dat u goed dient op te letten dat u indien u klantgegevens wijzigt, deze wijzigingen niet mee worden genomen bij een ‘herafdruk’ van de factuur of kopie daarvan. De origineel opgemaakte factuur moet dus ongewijzigd kunnen worden ter beschikking gesteld van de controleurs.
Tot slot nog een groot gevaar bij digitale facturen: vergeet niet dat indien uw klant een dubbeltje vraagt, om op de herafdruk duidelijk te melden “kopie uitgereikt ter vervanging van het verloren gegane origineel”.
Een voorbeeldje: je stuurt per email je factuur in pdf aan je klant. Enkele dagen later blijkt die klant de factuur niet ontvangen te hebben omdat zijn emailadres veranderd is. Je mag hem een dubbel van de factuur per post toezenden (of opnieuw per email), maar op die factuur moet wel staan dat het om een dubbel gaat (“kopie uitgereikt ter vervanging van het verloren gegane origineel”).
Besluit: de administratie lijkt toch stilaan aansluiting te vinden bij een pragmatiek die reeds bestaat bij vele ondernemingen die hun facturen per gewone pdf en per mail verzenden naar hun klanten.
Bron: Richtlijn EU 2010/45/EU
Death & taxes, de enige zekerheden in het leven. 