jump to navigation

Kosten eigen aan de werkgever – RSZ publiceert lijst met toegestane bedragen november 24, 2010

Posted by Dries Cannaerts in inkomstenbelasting.
Tags:
trackback

Over kosten eigen aan de werkgever is de laatste tijd veel inkt gevloeid. Het principe van deze terugbetaalde kosten is nochtans simpel: als je persoonlijk onkosten betaalt, die eigenlijk ten laste valle van de vennootschap of werkgever, dan mogen deze kosten terugbetaald worden. Niet meer dan logisch: ik ga eten met een leverancier van mijn kantoor en betaal uit eigen zak 63 euro lunchkosten. Op het einde van de maand maak ik een kostennota op aan mijn BVBA en deze betaalt mij de lunchkosten terug. Uiteraard is deze terugbetaling van door mij gemaakte onkosten niet belastbaar bij mij persoonlijk. Het betreft dan ook geen inkomen, maar is een terugbetaling van een kost voor de firma.

We gaan verder met ons voorbeeld; mijn zaakje doet het goed, en al vrij snel ga ik dagelijks op restaurant met klanten en leveranciers; ik betaal regelmatig poststukken uit eigen zak, en haal af en toe in de boekhandel wat vaklectuur of kleine bureelartikelen. Bovendien laat ik maandelijks de personenwagen (bezit van mijn vennootschap) door de car wash reinigen. Ook deze kosten zijn ten laste van de vennootschap waarvan ik zaakvoerder ben. Dus ook deze kosten kunnen terugbetaald worden zonder dat deze terugbetaling in mijnen hoofde zal aanzien worden als een belastbaar inkomen. Zolang ik deze kosten maandelijks aan de hand van een onkostennota doorreken (met aan de onkostennota alle kasticketjes gepind) is er fiscaal (en sociaal) geen enkel probleem.

Maar nu komt de aap uit de mouw… stel dat ik na verloop van tijd merk dat ik maandelijks gemiddeld zo’n 100 euro onkosten heb; dan zou ik met mijn vennootschap of werkgever kunnen afspreken dat ze mij elke maand die 100 euro zullen overmaken, zonder dat ik zelf nog een onkostennota moet indienen. Ik krijg dus van mijn werkgever maandelijks 100 euro ‘terugbetaald’, zonder dat ik daarvoor nog enig verantwoordingsstuk moet bijhouden of bezorgen. En dan komt de hamvraag: is die 100 euro dan een ‘loon’, dan wel een terugbetaling van kosten?

Het antwoord is genuanceerd. De stelling van de administratie (en ook RSZ) is altijd geweest dat een forfaitaire terugbetaling niet belastbaar is indien ze gestaafd kan worden. In mijn voorbeeld: als ik gedurende 2 jaar alles correct bijhoudt, en er blijkt inderdaad dat dit gemiddeld zo’n  100 euro per maand aan kosten oplevert, zal de administratie bij een forfaitaire verderzetting niet veel vragen stellen. Het forfaitair bepaalde bedrag is immers gestaafd op basis van historische gegevens!

Het probleem met de hele polemiek is dat deze forfaitaire terugbetalingen de laatste jaren nogal vaak misbruikt zijn om te dienen tot verdoken bezoldiging (waarop dan geen sociale bijdragen of inkomstenbelastingen betaald werden). Recent wijzigde de wetgever de bewijslast, wat maakt dat het nu aan de belastingplichtige is om te bewijzen dat de forfaitaire onkosten werkelijke onkosten dekken.

De RSZ publiceerde echter een lijst met aanvaarde forfaitaire kosten. Deze lijst kan dus zeker als leidraad dienen om een forfaitair kostenbedrag samen te stellen. Anderzijds blijft het belangrijk ervoor te zorgen dat kosten geen 2x worden afgetrokken; als u bij voorbeeld GSM laat forfaitair terugbetalen, moet u ervoor zorgen dat het GSM factuur niet reeds in de boekhouding van de vennootschap verwerkt zit!

Bron: ADMB en RSZ-lijst

Advertenties

Reacties»

1. Forfaitaire kosten eigen aan de werkgever « Death & taxes, de enige zekerheden in het leven. - december 26, 2011

[…] onkostenvergoedingen wel degelijk kunnen, zelfs indien ze afwijken van de vergoedingen zoals ze door de RSZ worden toegelaten.Weliswaar is een ruling niet algemeen bindend, maar wat we leren uit het verhaal is dat, mits de […]


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: