jump to navigation

BTW wijzigingen 2013: e-invoicing november 16, 2012

Posted by Dries Cannaerts in BTW.
Tags: , ,
trackback

Per 1/1/2013 treden enkele nieuwe BTW regels van kracht. Een belangrijk onderdeel van deze nieuwe regels is een verdere vergemakkelijking van het electronisch versturen en bewaren van facturen.

Wat zijn voortaan de voorwaarden voor e-facturatie (en dit vanaf 1/1/2013)

– er is geen voorafgaand akkoord meer nodig van uw klant (uw klant moet de factuur wel aanvaarden, maar dit kan impliciet, bv. door betaling)
– u kan per klant kiezen om al dan niet een e-factuur te verzenden (u mag dus afwisselend een papieren of een digitale factuur sturen)
– de klant hoeft deze factuur niet noodzakelijk electronisch te bewaren, hij mag deze afdrukken en op papier bewaren
– er is geen specifieke vormvereiste (een gewone pdf versturen is dus mogelijk)

Een belangrijke voorwaarde die wel blijft (maar evenzeer voor papieren facturen geldt), is dat u de authenticiteit moet kunnen waarborgen. Hoe dit kan gebeuren, blijft voor de digitale factuur een probleem. Een gewone pdf zou volgens sommige controleurs niet volstaan; anderzijds zijn er die, mi terecht, melden dat een gewone pdf evenveel garantie op authenticiteit biedt dat een gewone papieren versie.

Authenticiteit kan bij voorbeeld wel gegarandeerd worden door een sluitend controlesysteem binnen een onderneming (vb aansluiting met bestelbons, ontvangstborderellen, betalingsinformatie, aansluiting met ERP pakket, …). In dat opzicht lijkt men dan toch eindelijk een papieren en digitale factuur op eenzelfde wijze te bekijken.

Uiteraard is het zo dat voor gewone word- of excelbestanden de authenticiteit erg moeilijk kan gegarandeerd worden. Het is dan ook af te raden om uw electronische facturen in word- of excelformaat te verzenden (niettegenstaande de BTW wetgeving het op zich niet verbiedt).

Ook facturen die voortvloeien uit een ERP pakket kan men digitaal bewaren; wel merken wij op dat u goed dient op te letten dat u indien u klantgegevens wijzigt, deze wijzigingen niet mee worden genomen bij een ‘herafdruk’ van de factuur of kopie daarvan. De origineel opgemaakte factuur moet dus ongewijzigd kunnen worden ter beschikking gesteld van de controleurs.

Tot slot nog een groot gevaar bij digitale facturen: vergeet niet dat indien uw klant een dubbeltje vraagt, om op de herafdruk duidelijk te melden “kopie uitgereikt ter vervanging van het verloren gegane origineel”.

Een voorbeeldje: je stuurt per email je factuur in pdf aan je klant. Enkele dagen later blijkt die klant de factuur niet ontvangen te hebben omdat zijn emailadres veranderd is. Je mag hem een dubbel van de factuur per post toezenden (of opnieuw per email), maar op die factuur moet wel staan dat het om een dubbel gaat (“kopie uitgereikt ter vervanging van het verloren gegane origineel”).

Besluit: de administratie lijkt toch stilaan aansluiting te vinden bij een pragmatiek die reeds bestaat bij vele ondernemingen die hun facturen per gewone pdf en per mail verzenden naar hun klanten.

Bron: Richtlijn EU 2010/45/EU

 

Advertenties

Reacties»

No comments yet — be the first.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: